Wer ein IT-System zu evaluieren hat, greift als erstes oft zu Studien einer renommierten Research-Firma, wobei «Gartner» und «Forrester» i.d.R. die erstgenannten sein dürften.

Beide untersuchen seit vielen Jahren den Markt für Enterprise Content Management-Lösungen, wobei Gartner seit Kurzem nicht mehr von ‘ECM’, sondern von ‘Content Services’ spricht. Schade eigentlich – haben sich doch die Endanwender erst gerade an ‘ECM’ (statt Archivierung, eDMS, Records Management, Scanning, etc). angefangen zu gewöhnen.

Bei beiden Research-Firmen sind die globalen ECM-Players aufgeführt, wobei sich die Ansätze unterscheiden:

• Gartner führt auf der obersten Ebene eine einzige Rangliste bzw. einen einzigen «Magic Quadrant for Content Services Platforms»
• Forrester pflegt für ECM zwei seiner «Waves»
  1. The Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Transactional Content Services
  2. The Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Business Content Services 

Bei a) steht die Verarbeitung und Archivierung von grossen Massen an Dokumenten und Belegen im Fokus,  b) konzentriert sich auf dynamische Dokumente und Collaboration.

Sinnbildlich: bei b) ist Microsoft (primär mit SharePoint) ein Leader, bei a) nicht einmal erwähnt. Richtig so: Massenbelege nach MSSP archivieren ist ein Unding!

Forrester differenziert also besser als Gartner: je nachdem, wo das Schwergewicht der umzusetzenden Anwendungsfälle liegt, greift der CIO zu a) respektive zu b).

Apropos ‘Anwendungsfälle’ – genau hier liegt der Hase im Pfeffer: diese sind UNBEDINGT vor der Auswahl zu definieren, zu priorisieren und auf eine ungefähre Roadmap zu bringen. Auch mögliche, eventuelle und zukünftige Use-Cases sollten in die Überlegungen mit einfliessen bevor zur System-Evaluierung geschritten wird, vgl. das Whitepaper zur ECM/DMS Beschaffung von Bruno Wildhaber.

Neben den Anwendungsfällen gibt es natürlich noch weitere, grundsätzliche Herausforderung, wobei wir eine speziell hervorheben möchten:

Die gelisteten Anbieter, sind solche mit dem Anspruch, auf der ganzen Welt führend aufzutreten. Sie sind technisch auf höchstem Niveau, was entscheidend sein kann. Dem CIO eines KMUs muss es aber auch sehr wichtig sein, dass eine Lösung lokal etabliert ist. Das heisst:

• Hersteller und/oder Integrator sind stabil, in der Nähe und  verfügbar für Projekt und Support im laufenden Betrieb.
• Es gibt – am liebsten benachbarte – Anwender mit  ähnlichen Anwendungsszenarien aus ähnlichen Industrien (wobei der Branchen-Fokus oft übertrieben wird…)
• Der Integrator versteht sein eigenes Geschäft (technische Implementierungskompetenz) und kann den Kunden auch prozessorientiert beraten (wie oft hapert es am zweiten!)

Solche Anforderungen können nicht ‘einfach so’ aus einer Marktanalyse herausgelesen werden. Gerade in der Schweiz gibt es einige Anbieter hervorragender Qualität, die weder bei Gartner noch bei Forrester erwähnt sind. Aus diesem Grund unterstützen wir die Schweizer Marktstudie von MSM.

Die Grundlagen für eine ECM-Evaluation müssen und können in einer sorgfältigen Vorstudie erarbeitet werden. Unterstützung dazu gibt es von unabhängigen, praxisorientierten und erfahrenen ECM-Beratern, die den Markt kennen– z.B. vom KRM.

Caspar Steiner

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