Records Management & Archivierung

Jede Organisation braucht zugewiesene Verantwortlichkeiten und eine effiziente Infrastruktur, um Geschäftsinformation über den ganzen Lebenszyklus zu verwalten. Die ordnungsgemässe Aufbewahrung und rechtzeitige Vernichtung von Geschäftsunterlagen sind nebst der gesetzlichen Pflicht zwingende Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung. Die systematische Aktenführung (Records Management, Dokumentenverwaltung) kann deshalb nicht dem Zufall überlassen bleiben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um digitale Dokumente oder Papierunterlagen handelt. Records & Information Management (RIM) hat eine zentrale Bedeutung in der intensiv wachsenden digitalen Transformation und kann nur über eine klar organisierte Verantwortlichkeit gesteuert und gelenkt werden – insofern bildet RIM einen wesentlichen Faktor in einer unternehmensweiten Information Governance.

EXPERTISE

Unsere Dienstleistungen

Wir beurteilen den Stand und die Reife Ihrer Records- und Dokumenten Management Aktivitäten aufgrund eines Assessments, das Ihnen hilft Ihre Defizite (Gaps) zu identifizieren und entsprechende Handlungsmassnahmen abzuleiten

Wir helfen beim Aufbau und Betrieb eines RIM oder Lifecycle Management Programms mit den nötigen Arbeitsinstrumenten: Aufbewahrungsplan, Aufbewahrungslisten, Retention Schedule und Taxonomien, Ordnungssysteme

Wir unterstützen Sie beim Aufbau und Dokumentation der gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsanforderungen (legal foundation) – dies nicht nur für die Schweiz, sondern auch nach Bedarf für mehrere Jurisdiktionen (international tätige Konzerne)

Wir dokumentieren Ihre Verarbeitungsabläufe und Datenhaltungen und unterstützen Sie beim Design neuer Architekturen (Verfahrensdokumentation)

Wir bringen Ordnung in Ihre Datenbestände und unterstützen Sie beim Aufräumen von Daten und physischen Akten gemäss unserm Service: Data Cleanup (systematische und nachhaltige Aussonderung von redundanten, abgelaufenen und trivialen Daten (ROT))

Wir unterstützen Sie bei der GeBüV-konformen (Langzeit-) Archivierung (Trennung der Archivdaten von den führenden Systemen)

Angebot

Tools & Methoden

Gerne unterstützen wir Sie im Bereich Records Management & Archivierung mit den nebenstehenden Tools & Methoden.

MATRIO Methode®

Mit der MATRIO Methode® (externer Link zur MATRIO Website) kann das Thema Information Governance strukturiert und systematisch angegangen werden. Sie ist ein Methodenbaukasten für die Umsetzung verschiedener Information Governance Themen.

Assessments E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung

E-Mail: Der Dauerbrenner bei den Fragen um das WIE und WARUM. Gerade im Zeitalter des Datenschutzes braucht es eine klare Strategie und ein umfassendes Umsetzungskonzept. 

Die elektronische Rechnungsverarbeitung

Die Umsetzung von E-Rechnungs-Workflows ist eine Herausforderung. Wir wissen wie und haben auch die Verfahrensdokumentation dazu.

Data Cleanup Services

Eine der grössten Herausforderungen des modernen Datenmanagements: Löschung! Wir haben dazu Verfahren und Methoden entwickelt, welche das komplexe Problem in überschaubare Schritte zerlegen und einer Lösung zuführen.

Daten und Records Management as a Service

Keine eigenen Records Manager? Im Outsourcing kann man auch Geschäftsunterlagen verwalten. Fragen Sie uns!

BLOG

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