Daten & Records Management / GEVER
Jede Organisation braucht zugewiesene Verantwortlichkeiten und eine effiziente Infrastruktur, um Geschäftsinformationen über den ganzen Lebenszyklus zu verwalten. In Verwaltungen übernimmt GEVER (Elektronische Geschäftsverwaltung) dabei eine zentrale Rolle für die strukturierte Ablage und nachvollziehbare Bearbeitung. Die ordnungsgemässe Aufbewahrung und rechtzeitige Vernichtung von Geschäftsunterlagen sind nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern auch Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung. Die systematische Aktenführung (Records Management) kann deshalb nicht dem Zufall überlassen bleiben. Records & Information Management (RIM) spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation sowie der unternehmensweiten Information Governance und lässt sich nur durch klar definierte Zuständigkeiten wirksam steuern. Dabei ist zu beachten, dass sich sowohl GEVER als auch die in der Privatwirtschaft etablierten Ansätze zur Informationsverwaltung in einem stetigen Wandel befinden und sich laufend neuen technologischen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen anpassen.
EXPERTISE
Daten & Records Management Services
Information / Records Management as a Service
Keine eigenen Records Manager? Im Outsourcing kann man auch Geschäftsunterlagen verwalten. Weitere Informationen finden Sie hier oder in unserer Präsentation.
Daten und RM-Health Check
Wir beurteilen den Stand und die Reife Ihrer Records- und Dokumenten Management Aktivitäten aufgrund eines Assessments, das Ihnen hilft Ihre Defizite (Gaps) zu identifizieren und entsprechende Handlungsmassnahmen abzuleiten
KI enabled Data und Records Management
Wir helfen beim Aufbau und Betrieb eines RIM oder Lifecycle Management Programms mit den nötigen Arbeitsinstrumenten: Aufbewahrungsplan, Aufbewahrungslisten, Retention Schedule und Taxonomien, Ordnungssysteme. Das ganze KRM-Wissen ist in einem eigenen SLM verfügbar, welche wir im Rahmen unserer Services zur Verfügung stellen.
Data Compliance Assessment - wie "wasserdicht" sind Ihre Daten?
Wir prüfen Ihre Datenhaltung auf die Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen.
- Sind Ihre Daten gesetzeskonform gespeichert?
- Können Sie im Streitfall die notwendigen Daten vorlegen?
- Über welche Beweisqualitäten verfügen ihre Daten? Sind die Daten nachvollziehbar und als Beweis geeignet?(Präsentation).
Data Cleanup Services
Eine der grössten Herausforderungen des modernen Datenmanagements: Löschung! Wir haben dazu Verfahren und Methoden entwickelt, welche das komplexe Problem in überschaubare Schritte zerlegen und einer Lösung zuführen (Präsentation).
Wir bringen Ordnung in Ihre Datenbestände und unterstützen Sie beim Aufräumen von Daten und physischen Akten gemäss unserm Service: Data Cleanup (systematische und nachhaltige Aussonderung von redundanten, abgelaufenen und trivialen Daten (ROT).
Verfahrensdokumentation erstellen
Wir dokumentieren Ihre Verarbeitungsabläufe und Datenhaltungen und unterstützen Sie beim Design neuer Architekturen (Verfahrensdokumentation)
Wir unterstützen Sie beim Aufbau und Dokumentation der gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsanforderungen (legal foundation) – dies nicht nur für die Schweiz, sondern auch nach Bedarf für mehrere Jurisdiktionen (international tätige Konzerne)
Wir unterstützen Sie bei der GeBüV-konformen (Langzeit-) Archivierung (Trennung der Archivdaten von den führenden Systemen)
Assessments E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung
E-Mail: Der Dauerbrenner bei den Fragen um das WIE und WARUM. Gerade im Zeitalter des Datenschutzes braucht es eine klare Strategie und ein umfassendes Umsetzungskonzept.
GEVER Strategie und Umsetzung
Neue Strategie für die digitale Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung
Am 10. Januar 2025 hat die Bundesverwaltung ihre neue Strategie für die digitale Geschäftsverwaltung veröffentlicht. Damit wird der Begriff GEVER grundlegend neu definiert. krm hat die Auswirkungen dieser Neuausrichtung aus unterschiedlichen Perspektiven analysiert, in den übergeordneten Kontext der Informationsbewirtschaftung eingeordnet und zeigt auf, was dies für Ihre Organisationen in der Praxis bedeutet.
Zum Blogbeitrag
Wir bieten eine fundierte Marktrecherche im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Dabei analysieren wir für Sie aktuelle Entwicklungen, relevante Anbieter und technologische Trends. Sie erhalten eine übersichtliche Entscheidungsgrundlage, um die für Ihre Organisation passende Lösung gezielt auszuwählen und strategisch zu planen.
Angebot
Tools & Methoden
Gerne unterstützen wir Sie im Bereich Records Management & Archivierung mit den nebenstehenden Tools & Methoden.
Neutral – Produktunabhängig – Kompetent
GEVER - neu gedacht
Mit der aktuellen Strategie des Bundes verändern sich Anforderungen, Begriffe und Systeme grundlegend. Wir helfen Ihnen, den Überblick zu behalten – sei es bei der Einordnung der Entwicklungen, der Bewertung der Auswirkungen oder der strategischen Weiterentwicklung Ihrer GEVER-Lösung.
Die elektronische Rechnungsverarbeitung
Die Umsetzung von E-Rechnungs-Workflows ist eine Herausforderung. Wir wissen wie und haben auch die Verfahrensdokumentation dazu.
MATRIO Methode®
Mit der MATRIO Methode® (externer Link zur MATRIO Website) kann das Thema Information Governance strukturiert und systematisch angegangen werden. Sie ist ein Methodenbaukasten für die Umsetzung verschiedener Information Governance Themen.
BLOG
Alles zum Thema Records Management & Archivierung
GEVER Quo Vadis? – Vier Perspektiven aus Bund und Kantonen
GEVER – Quo Vadis? Vier Perspektiven aus Bund und Kantonen Die neue Teilstrategie GEVER des Bundes hat Bewegung in die Diskussion rund um die digitale Geschäftsverwaltung gebracht. Während der Bund auf eine grundlegende Neuausrichtung setzt, prüfen Kantone und...
GEVER – Quo Vadis? Informationskampagne
VIDEO: LIVE Diskussionrunde mit Anbietern vom 7.5.2025 Wir bedanken uns bei allen Teilnehmer/innen. Die Videosession inkl. Untertitel in Deutsch ist auf dem krm-Kanal aufgeschaltet. Die Antworten zu folgenden Fragen liefern wir gerne nach: Ordnungssystem und...
Records Management aus internationaler Perspektive: Australien
Records Management ist in Australien ein etablierter Bereich und australische Records Manager:innen haben wesentliche Inputs für die Standardisierung gegeben. In diesem Interview mit Conni Christensen von synercon.co wollen wir den aktuellen Stand und die zukünftigen...
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