Microsoft hat im April 2022 die Produkte für Compliance und Security neu organisiert und bündelt jetzt unter dem Namen «Purview» alle Funktionen aus diesem Bereich für M365 und Azure. Bisher hatte Microsoft Compliance- und Data Governancefunktionen für die M365 Cloud...
ECM, DMS und Content Services
Original oder Nicht-Original? Was die Hitler-Tagebücher mit eingescannten Dokumenten gemein haben
Obwohl die Digitalisierung zu Recht mit Riesenschritten voranschreitet, gibt es noch immer gut Gründe, über die Qualität und die Beweiseignung von handschriftlich verfassten Dokumenten Bescheid zu wissen. Erich Kupferschmid vom Forensischen Institut Zürich hat sich im...
Wieso man unsignierte PDF-Rechnungen als SPAM behandeln sollte.
Für die Verteilung eines Trojaners und des Erstellens einer Basis für einen erfolgreichen Ransomware-Angriff eignen sich insbesondere Daten, welche den Anschein eines "seriösen" Dokuments machen. Während traditionell vor allem Bewerbungsdaten verschickt wurden,...
E-Mail Archivierung: Richtungsweisendes Urteil des EGMR
Nach dem richtungsweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte (weitere Quellen am Schluss des Artikels) zum Thema "Private E-Mail Nutzung" dürfte klar sein, dass es zwingend ist, die E-Mail Nutzung im Unternehmen umfassend zu regeln (rechtlich,...
Wieso in der Schweiz keine Papierrechnungen aufbewahrt werden müssen
Es gibt für Unternehmen in der Schweiz keine rechtliche Verpflichtung, Rechnungen (oder andere Belege) in physischer Form (Papier) aufzubewahren (sofern sie in nicht speziell regulierten Branchen tätig sind): Seit 2002 wurde der Elektronische Geschäftsverkehr und die...
Die falsche Angst vor der Digitalisierung: Wieso vernichten Sie ihr Papier nicht?
Vielen Managern und Verwaltungsräten ist nicht bekannt, dass 95% aller Rechtsgeschäfte in der Schweiz problemlos elektronisch abgewickelt werden können. Wir treffen immer wieder auf Finanzchefs, die den Eindruck haben, man müsse die Techniken des 19. Jahrhunderts...
„Defensible Disposal“ – Jetzt!
Wie bereits im Newsletter vom September kurz angetönt, ist die ungebremste Speicherung von Daten ohne entsprechende Strategie in vielen Unternehmen immer noch Tatsache. Wir haben am letzten Montag, 24. Oktober einen gut besuchten Beertalk zum Thema Data Cleanup...
Wieso die GeBüV Konformität für ECM/DMS/ERP Anbieter in der Schweiz ein MUSS ist
Als ausländischer Produktanbieter (je selbst für CH Hersteller) ist nicht immer klar, wieso eine GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) Konformität in der Schweiz ein MUSS ist, wenn es um die Speicherung von Belegen geht. Es würde zu weit führen, hier auf die...
Art. 9 GeBüV, Timestamps und DCF 77
Schlechte Nachricht für Betreiber von Systemen, welche für das Timestamping das DCF 77 Signal einsetzen. Gemäss Art. 9 gelten die folgenden Anforderungen, wenn mit veränderbaren Speichern gearbeitet wird: Art. 9 Zulässige Informationsträger 1 Zur Aufbewahrung von...
Aufbewahrungspflicht von Pensionskassenunterlagen
Aktuell wurde ein Fall im Kassensturz gesendet, welcher die Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit BVG/PK im Fokus hat. Hier die relevanten Gesetzesartikel : Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) Art. 41 Verjährung...
Unveränderbarkeit nach GeBüV Art. 9
In der Praxis tauchen immer wieder Fragen zur Umsetzung von GeBüV Art. 9 auf. Insbesondere unter welchen Umständen veränderbare Speicher im Archiv eingesetzt werden dürfen. Hier die Voraussetzungen, damit eine Archivlösung nach Art. 9 kompatibel ist und veränderbare...
Verfahrensdokumentation
Unbestrittenermassen müssen die Verfahren der Aufbewahrung und Archivierung dokumentiert werden (Art. 4 GeBüV). Die Grundanforderung besteht dabei darin, die Kernprozesse der Archivierung und Aufbewahrung zu verstehen und nachvollziehen zu können. Die Dokumentation...
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