In diesem Beitrag beleuchten wir die neuesten Entwicklungen im Markt für die elektronische Archivierung und insbesondere der cloudbasierten Archivierung.

Der Markt für elektronische Archivsysteme hat sich in den letzten 5 Jahren stärker verändert als in den fast 20 Jahren davor. Früher waren eArchive ein fester Bestandteil der unternehmensinternen IT-Infrastruktur und der Markt beherrscht von etablierten globalen Anbietern als auch europäischen mittelständischen Softwarehäusern und WORM-Hardwareherstellern. Verschiedene Faktoren verändern diesen etablierten Markt mit zunehmender Dynamik. Diese Faktoren wollen wir uns näher anschauen.

Trend 1 in 2024: Cloud- und Software-as-a-Service (Saas) als Ergänzung zu On-Premise

Neben der klassischen On-Premise Archivbetrieb wächst das Angebot an Cloud- und SaaS Angeboten. Diese Angebote müssen aber differenziert betrachtet werden:

Model 1 – Archiv-Software-as-a-Service: Ausgewählte Archivsoftwarehersteller betreiben eine eigene Cloud und bieten diesen Service ihren Kunden an. Der Kunde muss sich somit nicht mehr um Infrastruktur und Software kümmern. Die Verantwortung für die rechtskonforme Archivierung und das Records Managemement liegt weiterhin beim Kunden.

Model 2 – Archivsoftware in einer Public oder Private Cloud: Die Archivsoftware lässt sich dank einer modernen Softwarearchitektur in einer Public oder Private Cloud installieren und betreiben. Den Betrieb übernimmt das Unternehmen bzw. ein Dienstleister.

Model 3 –  Public Cloud Archivierungsfunktionen: Ausgewählte Public Cloud Betreiber, wie z.B. Microsoft, bieten Services für die Archivierung an. Aktuell sind dies meist keine vollständigen Universal-Archivsysteme, sondern Teilfunktion für bestimmte Dienste. Microsoft plant für 2024 die Einführung von «Microsoft 365 Archiv», welches u.a. Archivierung von Sharepoint Inhalten erlaubt. Aktuell bieten die Cloudprovider somit nur einzelne Komponenten für die Archivierung an, so z.B. cloudbasierten WORM-Speicher, bei dem der Schreibschutz als «Object Lock» bezeichnet wird. Es stellt sich somit die Frage, wann die Big-Tech Unternehmen (Microsoft, AWS, Google) direkt die etablierten Archivhersteller konkurrenzieren.

Trend 2 in 2024: Kommt der Durchbruch für «Swiss Cloud Archive»?

Das neue Schweizer Datenschutzgesetz fordert Datensicherheit und die vielen Pressemitteilungen über Cybervorfälle in 2023 haben gezeigt, wie stark Schweizer Behörden und Unternehmen von Cyberrisiken bedroht sind.

Der Ruf nach digitaler Souveränität und einer Cloud, betrieben durch Schweizer IT-Unternehmen, wird in der Presse und auf Konferenzen intensiv diskutiert. Ausgewählte Angebote sind am Markt vorhanden, aber die Schweizer Kunden sind noch in abwartender Haltung. Kunden wollen einerseits us-amerikanische «Innovationen ala ChatGPT» und haben auf der anderen Seite den Wunsch nach Sicherheit einer Schweizer «Daten-Burg».

Die Diskussion ist stark von technologischen und politischen Aspekten getrieben und ein entscheidender Aspekt wird meist unterschlagen. Unternehmen und Behörden sind in der Verantwortung ihren gesamten Datenlifecycle sicher zu gestalten und benötigen hierfür Skills und Personal im Datenmanagement und der Gestaltung von Richtlinien. Aktuell herrscht hier in der Schweiz ein Fachkräftemangel und auch die neuesten Ausbildungsangebote richten sich eher an der Revolution der KI aus als an dem Bedarf für das Datenmanagement. Somit könnte die Situation eintreten, dass zwar ein «Swiss Cloud Archiv» verfügbar wäre, aber es auf Kundenseite an Fachkräften mangelt, um dieses zu bewirtschaften.

Trend 3 – Lösen offene Standards die herstellerspezifischen Interfaces ab?

Der Hersteller SAP unterstützt in seinen neuen Produkten den offenen Schnittstellen-Standard CMIS (Content Management Interoperability Services). Dies ist bemerkenswert, da SAP über mehrere Jahrzehnte die eigene Schnittstelle ArchiveLink etabliert hat. In den letzten Jahren war es ruhig um den CMIS Standard geworden, da die Softwarehersteller die Austauschbarkeit ihrer Produkte nicht als ersten Punkt auf der Featureliste haben. Es bleibt abzuwarten, ob kleinere ERP- bzw. Fachapplikationsanbieter CMIS unterstützen werden oder ob SAP und Microsoft mehr Kunden gewinnen, da offene Standards unterstützt werden.

Fazit

Aus Kundensicht wird die Auswahl einer passenden Archivlösung in 2024 ein spannender Prozess, da bezüglich Betriebsmodell (On Premise, Cloud, SaaS) und Betreiberauswahl (Anbieter aus USA, Europa, Schweiz) als auch bei den Standards mehr Optionen verfügbar sind. Dabei hat die Relevanz des „Standortvorteils Schweiz“ für Cloud-Lösungen nicht abgenommen (Cyberrisiken). Zudem stellt sich die Frage, welche Archivsoftware zukunftsfähig ist, um mittel- und langfristig erfolgreich am Markt zu bestehen.