Kommunikation & Training als essentielle Elemente des Informations-managements

Regeln sind nur so gut wie die Leute, die sie anwenden sollten.

Diese Binsenwahrheit ist nirgends so virulent wie im Informationsmanagement /Information Governance bzw. im organisatorischen Umgang mit Geschäftsinformation. Von keiner Organisation kann erwartet werden, dass das Management und die Belegschaft Konformität mit ihren Policies und Vorschriften erreichen, wenn nicht proaktiv und permanent entsprechende Anleitung in bedarfsgerechter Form vermittelt wird. Leider fehlt in vielen Unternehmen eine solide Informationskompetenz um die entsprechenden strategischen und organisatorischen Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern. Nicht nur die IT sollte sich darum kümmern.

Lassen sich überhaupt Unternehmen finden, in denen ein durchgehendes und nachhaltig rechtskonformes oder ordnungsgemässes Informations- und Dokumentenmanagement funktioniert?

 Fred Diers, ein bekannter US-Fachexperte mit langjähriger Erfahrung stellt dies in Frage  [1] : weshalb kämpfen so viele Informationsmanagement Programme trotz anderslautenden Beteuerungen ihrer Eigentümer und Champions („Wir sind compliant!“) mit denselben Problemen:

• fehlende oder veraltete Policies und Aufbewahrungspläne (retention schedule)
• Aufbewahrungspläne die die Struktur und die Prozesse der Geschäftsinformation nur mangelhaft reflektieren
• Personal, das nur wenig oder gar nichts über vorhandene Vorschriften betr. Aufbewahrung weiss oder meint diese gelten nur für Papierunterlagen
• keine nachhaltige Instruktion über die betrieblichen Vorschriften und Abläufe in Bezug auf den Umgang mit Geschäftsinformation
• Unverständnis über nötige Veränderungen (resistance to change, no enforcement)

Der nüchterne Befund legt nahe, dass Training und Kommunikation zentrale Aspekte sind, um Information Management Compliance (IMC) sicherzustellen. Diese Forderung ist ein Dauerbrenner und einer der 7#Keys in der Bibel „Information Nation“ [2].

Das KRM ist sich dessen bewusst und hat entsprechende Trainingsprogramme und -angebote entwickelt. Diese können Inhouse oder auch extern organisiert werden. Wesentlich ist dabei, dass die entsprechenden Trainings inkl. Awareness-Bildung auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten sind (Preise auf Anfrage).

Unser momentanes Angebot:

• diverse Module  auf dem Gebiet der Information Governance (kundenspezifisch)
• Seminar Information Management Strategie
• Seminar: Archivierung nach GeBüV

Dabei gelten die folgenden Grundprinzipien:

• Umsetzung IM/IG: wir befolgen unsere Annahmen im Praxisleitfaden Information Governance (Kap. 4.2.9 Change Management) – Kultur und Politik im Unternehmen nicht unterschätzen, sie sind entscheidend (vgl. KRM-Blog „Organisationaler Wandel ist gefragt„)
• ausreichende bzw. stufengerechte Abstimmung von Trainings mit der Unternehmenskommunikation
• „clarity and simplicity“ der Tools und Prozesse (nur soviel wie nötig gem. MATRIO-Methode)
• proaktiv und agil kommunizieren auf allen Ebenen (IG als ECO-System statt EGO-System verstehen) – auf den Erfolg in der Sache fokussieren ohne Hierarchiehörigkeit (Agilität) – Fokussierung auf Interessen statt auf Positionen in einer funktionsübergreifenden Kollaboration (HBR)
• interaktive Trainings sollten auf diversen Kanälen (eLearning synchron und asynchron) angeboten werden (Intranet)
• Monitoring: kontinuierliche Updates gebührend berücksichtigen (Regulierungen, Gesetze, Implikationen von neuer Technologie, Applikationen etc.)
• HR einbinden und IM-Compliance zu einer Priorität machen, damit Information als wichtiger Faktor und Asset nicht einfach so nebenbei abgehandelt wird wie dies oft der Fall ist (Integration der Funktionen und Aufgaben in die Stellenprofile, Einbau in Jahres-Assessment,  Exit Procedures zur Vermeidung von Brüchen in der Custody Chain etc.)
• Sorgfalt bei der Einführung und Transformation auf neue Systeme: Dauerbrenner ECM-User Adoption [3]– schwierige Nutzerakzeptanz bei Records Mgmt und Archivsystemen) – Training und frühzeitige Kommunikation ist hier besonders kritisch

Kommunikation Business – IT: dies ist ein Aspekt, wo meist die IT relativ wenig Ahnung vom Business hat, obwohl in vielen Unternehmen ein Brückenschlag stattgefunden hat.

Interessant ist hier ein kürzlicher Befund von McKinsey: Five questions boards should ask about IT in a digital world

„The board at one large international retail bank undertook a review and found that less than 5 percent of its IT leadership team had any business-unit experience.“

Wagen Sie also den Brückenschlag – ob Business oder IT –  um nicht so dazustehen wie im Bild: Fingerpointing nützt niemandem und es gibt nur Verlierer.

Source: B. Wildhaber

[1] Vgl. F. Diers (2016): In search of an Effective RIM or IG Program, in Information Management Magazine, ARMA, March/April , p.34-36

[2] vgl. Kahn R., Blair B. (2009): Information Nation: Seven Keys to Information Management Compliance. 2. Auflage, Indianapolis, p.175ff

3 vgl. Andersen Rebekka (2008): The rhethoric of enterprise content management (ECM): Confronting the assumptions driving ECM adoption and transforming technical communication, in: Technical Communication Quarterly, 17(1), 61-87