VIDEO: LIVE Diskussionrunde mit Anbietern vom 7.5.2025

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmer/innen. Die Videosession inkl. Untertitel in Deutsch ist auf dem krm-Kanal aufgeschaltet.

Die Antworten zu folgenden Fragen liefern wir gerne nach:

• Ordnungssystem und Dossierprinzip ermöglichen nicht zuletzt eine klare Zuweisung der Verantwortung für ein Geschäft / Federführung zu einer Rolle / Bearbeitenden. ​​Was bedeutet der Einsatz von KI in diesem Zusammenhang?
• Würde das nicht heissen, dass die „Federführung“ bei der KI und nicht mehr beim Menschen liegen würde?
• Gibt es ein Framework für Daten/KI Strategie und die Metadaten?

Bruno Wildhaber (Zusammenfassung) : Der Einsatz von KI muss ordnungsgemäss funktionieren: Die Grundanforderungen an die Nachvollziehbarkeit bestehen, ungeachtet der eingesetzten Methoden, weiter. Dies gilt sowohl in der Privatwirtschaft wie auch in der Verwaltung. Die Nachvollziehbarkeit  ist bei generativer KI heute nur ausnahmsweise gegeben, deshalb ist KI z.B. im Kontext Datenschutz nur sehr eingeschränkt einsetzbar. Die Forschung arbeitet derzeit intensiv an Lösungen für dieses Problem, aber wir befinden uns noch in der Initialphase. Die Lösungsanbieter in unserer Diskussionsrunde verzichten auf den Einsatz generativer KI. Im Rahmen der Analyse ist der Einsatz möglich, allerdings muss grundsätzlich immer eine „Human in the Loop“ Interaktion (oder andere Kontrollmassnahmen) gewährleistet sein. Dies gilt insbesondere auch für die von Ihnen erwähnte Bearbeitung von Metadaten. Zudem basieren auch KI-Verfahren immer auch auf Datenkatalogen. Das Ordnungssystem (Ontologie et. al.) bleibt also eine Kernkompetenz im Rahmen der Information (Data) Governance.  Je besser der Datenkatalog, umso besser die Informationsgewinnung!

• Könnte eCH die Lücke schliessen bezüglich KI-Vorgaben? Welche Rolle könnten KRM dabei spielen?

Wir denken, dass der KI-Act der EU eine sehr gute Basis für die Gewährleistung der Ordnungsmässigkeit des KI-Einsatzes bietet. Das krm wird in Kürze eine Prüfung/Zertifzierung für KI-basierte Lösungen anbieten: CertifAI(TM). Erste Informationen finden Sie hier. Ob eine CH-Norm ein Rolle spielen kann, müsste zumindest geprüft werden.

Weiter geht es jetzt mit den Anwenderbefragungen. An GEVER-Verantwortliche von Bund, Kantonen und Gemeinde, bitte melden Sie sich bei uns!

Informationen zur Kampagne:

Die Verwaltung von Geschäften und der Umgang mit Dokumenten in der Verwaltung wird und wurde geprägt durch eigene Standards und Vorgaben. In der Schweiz hat sich in den letzten Jahren GEVER (Elektronische Geschäftsverwaltung) des Bundes als de facto Vorgabe für die Verwaltung von Geschäften und den dazugehörigen Dokumenten (Records) entwickelt, dies auch ausserhalb des Bundes. GEVER hatte direkte Auswirkungen auf die Technologie bzw. die Anbieterlandschaft. Rund um GEVER hat sich ein eigenes Ökosystem von Anbietern und spezialisierten Lösungen etabliert. Anfang 2025 hat der Bund bekannt gegeben, dass die präzisen (oder stringenten, je nach Lesart) Vorgaben, welche GEVER zugrunde lagen, als langfristiges Ziel aufgehoben werden sollen. Die neue Strategie basiert nicht länger auf einer zentralen Informationsverwaltung. Die Mitarbeitenden sollen für ihre Aufgaben mit den jeweils bestgeeigneten Werkzeugen arbeiten und dabei von zusätzlichen Tools unterstützt werden. Diese Unterstützung soll möglichst im Hintergrund stattfinden und lässt sich in verschiedene Fähigkeiten unterteilen. Dies eröffnet einen Strauss von Fragen: Braucht es neue Lösungen? Was sind die konkreten Anforderungen an die neuen Lösungen? Wird sich die Anbieterlandschaft fundamental verändern? Welches sind die Auswirkungen auf Kantone, Gemeinden und den Bund?

Der angekündigte Richtungswechsel hat Unsicherheit ausgelöst. Krm.swiss hat deshalb beschlossen, eine Informationskampagne durchzuführen, welche alle diese und weitere Fragen adressiert. Wir möchten den Betroffenen aus allen Bereichen die Gelegenheit geben, ihre Meinung zu äussern und werden anschliessend eine Zusammenfassung dieser Meinungen sowie einen Bericht dazu erstellen.

Die Kampagne läuft in vier Teilen ab:

2. Zu Beginn eröffnen wir mit einem Interview zwischen Bruno Wildhaber und Dominik Sievi in welchem wir die wichtigsten Änderungen der neuen Strategie des Bundes aufzeigen und auch einige der wesentlichen Fragen vorab beleuchten
   Youtube Link, extern: (Videolink).

2. Am 7. Mai 2025 wird eine Diskussionsrunde mit Anbietern stattfinden, welche wir LIVE übertragen werden. Hier geht es darum auszuloten, wie sich die Anbieter zu der neuen GEVER-Strategie stellen und wie sie sich in dieser neuen Landschaft positionieren wollen.
3. Anschliessend bzw. parallel dazu werden wir Befragungen der betroffenen Anwender-Kreise durchführen, d. h. Vertreter/innen von Bund, Kantonen und Gemeinden begrüssen. Diese Befragungen finden in Form von Vor-Ort bzw. Online-Interviews statt (sowie Fragebogen).
4. Wir werden anschliessend die Ergebnisse zusammentragen und in mehreren Berichten veröffentlichen: einem Kurzbericht, welchen wir auch der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen; sowie Berichte zur Anbietersituation (kostenpflichtig) sowie individuellen Berichten (im Auftrag von Anwendern, kostenpflichtig).

Zum Start der Kampagne haben wir eine kurze Präsentation (GEVER – quo vadis Kampagne) der wichtigsten Fakten zusammengestellt sowie das Interview zwischen Dominik Sievi und Bruno Wildhaber auf unserem YouTube Kanal publiziert. Sie finden diese Informationen hier verlinkt sowie direkt auf YouTube. Ausserdem informieren wir regelmässig über den Fortschritt auf unserer Website.