Die MSM Marktstudie zum ECM/DMS Markt für die Schweiz wurde am 5.3.2019 am Flughafen Zürich präsentiert. Das KRM hat die Studie als Knowledge-Partner begleitet und die Studienautoren aktiv unterstützt.

Dies sind die wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie:

1. 2018 wurden im Schweizer Markt 495 Millionen Fr. für ECM-/DMS-Lösungen, Hardware und Services ausgegeben, das sind immerhin 4.9% mehr als noch 2017. Für 2019 rechnet MSM Research mit einem weiteren deutlichen Anstieg der Ausgaben.
2. ECM/DMS ist eines der Top 4 Themen der (IT)Beschaffer und Anwenderunternehmen
3. Die Qualität der Projekte wird als durchwegs hoch beurteilt.
4. Der Nutzen eines ECM/DMS Systems ist schwer vermittelbar.
5. Die Wahrnehmung, dass ECM/DMS Systeme wesentlicher Grundstein für die Digitalisierung bilden ist kaum vorhanden.
6. Projekte scheitern, weil die Anwenderbedürfnisse ungenügend berücksichtigt werden. Das ist auch kein Wunder, denn die meisten ECM/DMS-Systeme werden ohne genügende Berücksichtigung der Nutzerbedürfnisse beschafft!
7. KI hält Einzug
8. Alle Anbieter versuchen, ihre Lösungen auch als „Cloud-Ready“ anzubieten.
9. Die Gesetzeskonformität wird erwartet.

Kommentar:

Die Studie zeigt, dass ECM/DMS Produkte Fuss gefasst haben. Leider werden sie noch wenig als wichtiges Element einer Digitalisierungsstrategie wahrgenommen. Dies hat damit zu tun, dass sich Organisationen kaum mit dem Thema „Information Governance“, also dem strategischen Umgang mit Information annehmen. ECM/DMS Beschaffungen sind nach wie vor von der IT, d.h. produktgetrieben. Die Anwenderakzeptanz bildet dabei das zentrale Problem. Dies führt in vielen Fällen dazu, dass das Potenzial dieser Produkte nur zu einem geringen Teil genutzt wird und ihre Wirkung verpufft. Viele Lösungen werden nur als einfache Archive genutzt, was einer Verschwendung von Ressourcen gleichkommt.

ECM/DMS Beschaffungen sind keine Technologieprojekte – es sind Change Management Vorhaben!

Die grosse Anzahl von Anbietern hat dazu geführt, dass die Projektqualität gestiegen ist. Der Markt ist kompetitiv, mindestens 20 (ernst zu nehmende) Anbieter kämpfen in der Schweiz um Marktanteile. Die meist mittelständischen Produktanbieter versuchen auch den Sprung in die Cloud, was sicher nicht allen gelingen wird. Denn neue Cloud-Technologien erfordern ein entsprechendes Investment und vor allem eine klare Migrations-/Ablösestrategie. Denn bis auf weiteres werden hybride Installationen die  Mehrheit bilden.

Die Gesetzeskonformität wird bei allen Produkten erwartet. De facto erfüllen aber nur die wenigsten Produkte die hohen Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (Schweiz).  Datenschutz-kompatibel  kann ein Produkt per se nicht sein, dazu braucht es nebst der Technologie sehr viel Organisation.

Die automatisierte Aufarbeitung von grossen Datenmengen wird vermehrt zum Thema. Dazu werden neue Technologien genutzt, welche unter dem Label „KI“ angeboten werden (wieviel „I“ wirklich darin steckt bleibe hier unbeantwortet). Bisher war dies den grossen Anbietern vorbehalten. Hier gibt es interessante Produktoptionen, die auch für kleinere Organisationen erschwinglich sind.

Die Studie lässt keine Aussage darüber zu, wieweit  die Grossanbieter (MS; Google, AWS) Teile des Marktes, bzw. der Funktionalitäten von ECM-Systemen übernehmen werden. Ein klarer Trend lässt sich kaum ablesen, da es sehr viele Einflussfaktoren (z.B. Datenschutz, Sicherheit, Preis, Konnektivität, Kompatibilität)  gibt, welche  jede Organisation selbst beurteilen muss. Im Moment sind diese Anbieter kaum eine Konkurrenz für die etablierten ECM-Anbieter, da hybride Installationen noch dominieren. Es ist aber durchaus denkbar, dass die Datenhaltung „virtualisiert“ werden wird, d.h. der Speicherort ist nicht mehr von Bedeutung, wenn die Daten z.B. vollverschlüsselt werden (End-to-end encryption).