Erfahrungsbericht Records Management aus der Gemeinde Riehen

Autor: Thomas Gisin, Leiter Records Management Gemeinde Riehen (basierend auf dem Referat anlässlich des krm Seminars v. 26.6.24 in Zürich)

An seiner Sitzung vom 22. September 2010 hat der Einwohnerrat den Verpflichtungskredit für die Anschaffung und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bewilligt. Seit dem 1. Januar 2012 steht das Geschäftsverwaltungssystem Axioma allen Benutzern der Gemeindeverwaltung Riehen zur Verfügung. Das Potenzial von Axioma wurde jedoch nach sechs Jahren Produktivbetrieb nicht vollständig genutzt. Das GEVER-System verwendeten nur wenige Benutzer, und es diente primär der Abwicklung der Sitzungen des Gemeinderats. Sachgeschäfte wurden nicht mit dem GEVER-System geführt, sondern in der Fileablage gespeichert. Eine Explorerablage erfüllt jedoch die Anforderungen an den modernen Umgang mit Records nicht oder nur teilweise: Geschäfte und Dossiers müssen transparent, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Überdies verlangt das Öffentlichkeitsprinzip den Zugang zu amtlichen Dokumenten innert kurzer Frist. Eine einheitliche und klar strukturierte Aktenführung ist gerade im digitalen Umfeld fundamental. Ein modernes Informationsmanagement muss die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort für den richtigen Benutzer in der richtigen Qualität sicherstellen.

Projekt eGever

Um die GEVER-Anwendung für die Abwicklung von Sachgeschäften flächendeckend auf die ganze Verwaltung einzuführen, musste ein zweites Projekt gestartet werden. Für das Projekt eGever wurde ein Projektauftrag gemäss HERMES erarbeitet. Das Projekt wurde in Co-Leitung durch Patrick Breitenstein (damaliger Abteilungsleiter Publikums- und Behördendienste) und Thomas Gisin (Records Manager) geführt. Der Fokus des Projekts lag auf einer umfassenden elektronischen Geschäftsverwaltung CMI Axioma (Projektauftrag vom 3. Juli 2018). Fachapplikationen und Datenbanken sowie die Umsetzung der elektronischen Langzeitarchivierung sollten in Nachfolgeprojekten behandelt werden. Zu den ersten Schritten des Projekts in Form von Aufbauarbeiten und Vorabklärungen gehörten nebst der Aktualisierung des GEVER-Systems auf die neueste Version 2018 (mit der Möglichkeit auf die Berechtigungsstruktur, Sitzungsapplikation für den Gemeinderat) die neu geschaffene Stelle eines Records Managers bei der Dokumentationsstelle. Die erste Aufgabe des Records Managers bestand darin, das damalige Ordnungssystem (Registraturplan) zu überarbeiten und mit Elementen wie Aufbewahrungsfristen und Federführung zu ergänzen.

Die 2018 neu geschaffene Fachstelle Records Management stellt die Beratung und den Support der Power-User sicher, sorgt für Qualitätssicherung und Controlling, bietet Schulungen an, wirkt bei der Weiterentwicklung von Axioma mit und schafft die Voraussetzungen für die digitale Langzeitarchivierung.

Am Anfang des Projekts wurde mit allen Stakeholdern eine Records Management Policy für die Gemeinde Riehen erarbeitet. Die Policy stellt ein grundlegendes Bekenntnis der Verwaltungsleitung, der Abteilungsleitenden und des Gemeinderates zur elektronischen Geschäftsverwaltung und zur digitalen Langzeitarchivierung dar. Die Records Management Policy wurde durch den Gemeinderat am 29. Januar 2019 verabschiedet. Danach wurden die Organisationsvorschriften erarbeitet, welche für ein erfolgreiches Records Management sehr wichtig sind und aus dem Ordnungssystem (inkl. Implementierung im GEVER-System), einem Handbuch für die Organisation der elektronischen Geschäftsverwaltung (eGever) und einem Leitfaden bestehen, der detaillierte Regelungen und abteilungsspezifische Lösungen enthält. Eine Richtlinie für die elektronische Geschäftsverwaltung (eGever), welche verbindliche Regeln für die einheitliche Umsetzung aufstellt, ergänzt das Regelwerk. Um die rechtlichen Anforderungen und den Datenschutz sicherzustellen wurde ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept erstellt (Schlussabnahme 2020 durch den Datenschutzbeauftragten des Kantons BS).

An der Kick-off-Veranstaltung vom 19. Juni 2019 wurde den Leitenden und Power-Usern das Projekt präsentiert und die E-Learning-Kurse (Grundschulung und Anwenderschulung) vorgestellt. Die Absolvierung der Online-Schulungen war für alle Anwender von CMI Axioma obligatorisch.  Heute erhält jede und jeder neu eintretende Mitarbeitende neben einer Online-Schulung individuelle Einführungskurse zu Records Management und CMI. Für Abteilungen bietet die Dokumentationsstelle und das Records Management zudem Gruppenschulungen an.

Im August 2020 wurde ein Qualitätsmanagement (Records Management Controlling) geschaffen, dass die Qualität der Metadaten gemäss Vorgaben im GEVER-System sicherstellt und verbessert (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Die zwei Power-User jeder Abteilung überprüfen seit 2021 stichprobenweise jeweils zwei CMI-Geschäfte, die der Records Manager vergibt. Dieser führt einmal jährlich Audits in den Abteilungen durch.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist der interne Erfahrungsaustausch:

Für den internen vierteljährlichen Erfahrungsaustausch (ERFA) wurde ein Forum für die Gruppe von ersten Ansprechpartnern für Axioma in den Abteilungen (Power User) geschaffen. Der Records Manager begleitete das Programm Records Management BS (2018-2022) bei der Grundlagenerarbeitung und pflegt weiterhin einen regelmässigen Austausch mit der Fachstelle Informationsverwaltung des Kantons BS, den Leitenden Records Management in öffentlichen Organen des Kantons BS und der Records Management-Community Basel-Stadt. Für die digitale Langzeitarchivierung kooperiert die Dokumentationsstelle Riehen mit dem Staatsarchiv Basel-Stadt.

Die Erfahrungen während des Projekts zeigen, dass digitale Transformation ein interdisziplinäres Handlungsfeld ist und nicht durch Records Management allein zu leisten ist. Es braucht einen übergeordneten Bereich. Es bietet sich hier der Begriff der Information Governance an, der Themenbereiche wie Records Management, Informationssicherheits-Management, Archivierung, Compliance und geordnete Informationsbewirtschaftung umfasst. Information Governance beschreibt die Verfahren, die Organisation und die Technologien, welche benötigt werden, um Informationen und Daten während ihres gesamten Lebenszyklus in Übereinstimmung mit den strategischen Vorgaben und den externen und internen Vorschriften aktiv zu bewirtschaften.

Aus diesem Grund schuf die Gemeindeverwaltung Riehen 2022 einen Fachausschuss Information Governance. Dieser setzt sich aus dem Verwaltungsleiter, dem Generalsekretär und Mitarbeitenden aus den Gebieten Controlling (Finanzen), Recht und Informationssicherheit, Informatik und Records Management zusammen.

Mit dem Projekt eGever konnten in der Gemeindeverwaltung Riehen erfolgreich ein GEVER-System flächendeckend etabliert und ein Records Management Controlling eingeführt werden. Dazu war das Commitment der Verwaltungsleitung und der erweiterten Geschäftsleitung besonders wichtig. Nützliche Instrumente waren griffige Organisationsvorschriften, ein Qualitätsmanagement und der interne und externe Erfahrungsaustausch. Letztlich sind aber die Benutzenden für den Erfolg entscheidend, ohne die wertvolle Unterstützung der Power-User und aller Mitarbeitenden ist eine erfolgreiche Einführung eines GEVER-Systems nicht denkbar. Ein flächendeckendes Scanning (inkl. übergeordnete Vorschriften, Richtlinien, Leitfaden) ist nach wie vor nicht realisiert, obwohl Konzeptentwürfe und Prozesse erstellt sind (inkl. Richtlinien, Leitfaden) sowie die Durchführung eines Testlaufs in einer Abteilung erfolgt sind. Die Gründe für die Sistierung des Teilprojektes Scanning waren fehlende zeitliche Ressourcen und unklare gesetzliche Grundlagen (Erarbeitung eGov-Gesetz BS, E-ID). Eine Neuaufnahme des Teilprojektes Scanning ist angedacht.

Thomas Gisin, Records Manager der Gemeinde Riehen, Co-Projektleiter eGever (2018-2022)

Kontakt: thomas.gisin@riehen.ch