Erster Teil: Einleitung

Ohne Zweifel hat E-Mail in den letzten zehn Jahren die Geschäftswelt und auch das private Kommunikationsverhalten fundamental verändert. Die Geschäftskorrespondenz oder die private Mitteilung erfolgt heute meist per E-Mail, da dieser elektronische Informationsaustausch einfach, schnell und kostengünstig ist.  Auch wird der Griff zum Telefon dabei in vielen Fällen durch die E-Mail  ersetzt. Die Vorzüge einer E-Mail sind vielfältig. Die E-Mail ist asynchron, das heisst der Empfänger muss nicht online sein.  Eine E-Mail kann viele Empfänger gleichzeitig adressieren und mit Bcc auch blind adressieren. Eine E-Mail ist sehr schnell und unglaublich kostengünstig. Heute verfügt jeder zweite Mensch auf der Erde über mindestens einen aktiven E-Mail-Account (2014: 4,1 Milliarden Accounts)! Zudem nimmt das Volumen von E-Mails in der Geschäftswelt weiterhin kontinuierlich zu. Das Postfach eines Mitarbeiters im oberen Management einer informationsverarbeitenden Unternehmung wie zum Beispiel einer Bank oder Versicherung kann heute locker um 4000 neue E-Mails pro Monat wachsen. Der Aufwand für das Bearbeiten der E-Mails liegt heute bei einer Mehrzahl der Mitarbeiter bei zwei Stunden pro Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen Studien, dass ein Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag mit Suchen nach Informationen, v.a. auch im E-Mail, beschäftigt ist.

Mit der immer stärker werdenden Bedeutung der E-Mails in der Geschäftswelt stellt sich auch die Frage nach einem effizienten und effektiven Management von E-Mails. Alleine auf Amazon gibt es mehr als 200 Bücher zum Thema „E-Mail Management“. Ein Teilaspekt vom E-Mail Management ist auch die E-Mail Archivierung oder Journalisierung. Wobei es eben nicht nur um die Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten geht, sondern auch um das Wiederauffinden der E-Mails im Bedarfsfall. Die unveränderliche und sichere Aufbewahrung ist ohne Nutzen, wenn die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt nicht wieder gefunden werden, darstellbar und lesbar sind.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Fragen,

1. ob die Archivierung von E-Mails zwingend notwendig ist – es z.B. eine gesetzliche Anforderung dafür gibt – und
2. unter welchen Umständen eine Archivierung von E-Mails auch ohne gesetzliche Verpflichtung sinnvoll sein kann sowie
3. welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für eine Archivierung von E-Mails notwendig sind.

Der Artikel berücksichtigt sowohl die technischen als auch die gesetzlichen Entwicklungen der letzten Jahre und ist darum nicht nur für Einsteiger lesenswert. Dieser Artikel enthält auch nützliche Informationen für Organisationen, welche eine Archivierung von E-Mails bereits implementiert haben.

Daniel Spichty