Auf den ersten Blick scheinen die Schlagzeilen vor allem politisch motiviert zu sein: Bekannte und weniger bekannte Politikerinnen nutzen private, bzw. geschäftliche Mail-Accounts zur Kommunikation im falschen Kontext. Doch lassen wir mal die politische Ebene auf der Seite und kümmern uns um die relevanten Sachfragen.
- Doch wann ist der Kontext falsch?
- Wie wissen Ihre Mitarbeiterinnen, welche Systeme sie für die Kommunikation mit welchen Partnern nutzen dürfen?
- Verfügt Ihr Unternehmen über eine Regelung, wie solche Kommunikation zu geschehen hat?
- Was geschieht mit den Kommunikationsdaten, werden sie vielleicht „auf ewig“ archiviert?
- Was ist privat, was nicht?
- In welchem Namen wird Information genutzt? Viele Ihrer Mitarbeiter sind heute mit der Viezahl der Kommunikationssysteme überfordert: „Too many tools“!
Muss man diese Themen regeln und wenn ja, woran sollte man noch denken?
Es gibt offensichtlich eine Grauzone zwischen Privatheit und Öffentlichkeit im Umgang mit (Geschäfts-) Information. Frau Leutenegger hat für ihren Brief offizielles Briefpapier vom Nationalrat verwendet und auf dem Brief ihre private E-Mail Adresse slo@bluewin.ch angegeben. (vgl. BAZ v. 12.3.15 wo der fragliche Brief abgedruckt ist)
Frau Clinton hat eine offizielle Policy der Behörde (NARA) missachtet, gem. der jede Amtsperson auch ein amtliches E-Mail Account haben muss.(Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Amtshandlungen muss garantiert sein). Das Argument von Frau Clinton, dass aus „convenience“ Gründen (ease of use) das private Mail bevorzugt wird ist unzulässig.
Jason Baron (ex head of litigation NARA):
“But the fact that it is understandable and that we live in a fast paced world and that we need to communicate doesn’t change the fact that officials that are in the position of the secretary of state, and frankly all federal employees, are doing the nation’s business. They are held to be accountable. The citizens have the right to ask in Freedom of Information Act Requests for records responsive to those requests. Congress has the right to ask for records that are created or received as a matter of public business.”
http://iginitiative.com/breaking-clinton-email-story-underscores-need-better-ig-emails/
und
http://iginitiative.com/hillary-history-igi-participates-in-national-press-club-newsmakers-event/
In Deutschland wurde 2001 anlässlich der Vernichtung von el. Akten im Kanzleramt unter Kohl der ambivalente Begriff „privatdienstlich“ geprägt, was die Sache auf den Punkt bringt. (http://www.spiegel.de/spiegel/print/d-20521253.html) Ab wann haben Akten die in einem dienstlichen Kontext entstehen amtlichen Charakter? Von mir aus gesehen immer. Es gehören alle Unterlagen die als Arbeitsergebnis einer Behörde entstehen zur Kategorie Records.
Man muss diese Fragen mit einer Policy regeln, dazu gehört auch das Thema der sog. „Handakten“, die oft als Privatsache gehandhabt werden, obwohl sie juristisch Eigentum der Behörde sind. (das Akteneinsichtsrecht betr. Handakten ist in der Schweiz für den Gerichtsfall zwar geregelt aber es gibt kaum Rechtsprechung dazu).