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Suchen, Erschliessen und Löschen von personenbezogenen Daten (PID)

Ihre Herausforderung

Gemäss nationalen und internationalen Datenschutzgesetzen hat jede Person das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind, und diese – wenn nötig – löschen oder korrigieren zu lassen. Auch in der Schweiz werden durch die Novellierung des Datenschutzrechts diese Anforderungen erhöht. Dadurch steigen die Anforderungen an die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der verantwortlichen Unternehmen und Organisationen. Aber ist es für datenspeichernde Unternehmen wirklich so einfach, diese Daten innert kürzester Frist zu finden und zugänglich zu machen? Wer die heutige Heterogenität der Datenhaltungen kennt, weiss, wie herausfordernd diese Begehren in der Umsetzung sein können (vgl. den Artikel von Jürg Tschirren, SRF bei der Beschaffung seiner Personendaten bei Amazon, Mai 2022).

Diesen Prozess müssen Sie beim Umgang mit Personendaten bewältigen:

Bei diesen Aufgaben unterstützt Sie das PID Cockpit. Im Gegensatz zu traditionellen Ansätzen erlaubt das Cockpit den direkten Zugriff auf die in Frage kommenden Datenbestände und die Anbindung verschiedenster Datenquellen. Es bietet den folgenden Nutzen:

  • Schaffen der Transparenz bei der Identifikation von unterschiedlichsten (strukturierten und unstrukturierten) Datenquellen, die Personendaten enthalten
  • Schaffung von Rechtssicherheit, was die Speicherung dieser Personendaten angeht
  • massive Zeit- und Kosteneinsparungen durch das automatisierte Auffinden von Dokumenten und Datensätzen, die sensitive Informationen dieser Personen enthalten
  • Fristgerechte Beantwortung von Auskunfts- und Löschbegehren

Das Angebot richtet sich also in erster Linie an die folgenden Interessen- und Stakeholder-Gruppen:

  • Datenschutzverantwortliche, Governance & Compliance Spezialisten sowie HR-Abteilungen in mittelständischen und Gross-Unternehmen
  • Die IT-Ansprechpartner der oben genannten Fachabteilungen
  • Kundenverantwortliche, die mit dem Management von Personendaten befasst sind (Verkauf, Kundenbetreuung,..)

Genereller Nutzen des PID Cockpits

Das PID Cockpit wird an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst und ist in die unterschiedlichsten IT-Infrastrukturen integrierbar

  • Offenheit: alle Datenquellen, die über eine Programmierschnittstelle / ein API angesprochen werden können, lassen sich nach persönlichen Daten durchsuchen, egal ob es sich um Standardsoftware oder proprietäre Lösungen Marke Eigenbau handelt,
  • Anpassbarkeit: das System kann massgeschneidert werden für die Erkennung von firmen- und branchenspezifischen Texttypen und Sprachmustern, die sensitive Personendaten enthalten
  • Flexibilität: Datenformate und Systeme nach Bedürfnissen des Kunden
  • Hosting gemäss Kundenwunsch: das System lässt sich an unterschiedlichste Sicherheitsbedürfnisse anpassen und kann sowohl „on Premise“ als auch „in der Cloud“ gehostet werden
  • Konsistenz und Reproduzierbarkeit: Nachvollziehbarkeit und Reproduzierbarkeit der Prozesse sind elementar, um die Rechtsverbindlichkeit (Beweisqualiät) sicherzustellen. Dies kann bis zur Auslieferung von elektronischen Beweismitteln führen (Abdeckung von eDiscovery Verfahren).
  • Automatisierung: Durch die Ablösung von zeitaufwändigen, monotonen manuellen Prozessen durch automatisierte KI-basierte Prozesse werden Flüchtigkeitsfehler eliminiert und die Identifikation und Extraktion von Informationen objektiviert. Die Resultate des PID Cockpits sind insofern belastbar, reproduzierbar und konsistent.
  • Mehrsprachigkeit: Das System verarbeitet Dokumente in den wichtigsten Europäischen Sprachen, d.h. in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.

Das Starterpaket

Zur Identifikation Ihrer Bedürfnisse und zur Identifikation der aktuellen Reife Ihrer Datenschutzfähigkeiten haben wir ein Starterpaket entwickelt.

Das  PID Cockpit wird auf Ihren Geschäftsbereich, Ihre Dokumenttypen sowie Ihre spezifischen datenhaltenden Systeme hin massgeschneidert.  Um die Lösungen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen zu können, bieten wir Ihnen ein Starter Paket an, das es Ihnen erlaubt, die Eignung sowie Kosten und Nutzen der Einführung des Cockpits passgenau zu priorisieren und transparent zu beziffern.

Unser Starter Paket umfasst die folgenden Komponenten:

  • Identifikation relevanter Datenschutz-Vorgaben
  • Analyse der Ist-Situation im Hinblick auf Datenhaltung und Daten-Lifecycle Management von sensitiven Daten / PID (Dokument- und Informationstypen) 
  • Analyse Ihrer Datenschutz-Management-Prozesse

Technische Analyse Ihrer Systemlandschaft im Hinblick auf Datenmanagement und Archivierung (Systeme, Schnittstellen, ..)

  • Erstellung eines Kurz-Berichts 
  • Vorgehensempfehlung bzgl. K2 PID Cockpit
  • Umsetzungsskizze
  • Kosten- und Zeitplan
  • Nutzenanalyse
  • Ansprechpartner

Das Starterpaket bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Bewertung Ihrer Datenschutz Fähigkeiten, PID zu finden und zu löschen.
  • Customizing:
    • Anpassen des  PID Cockpits auf Ihre ersten Bedürfnisse
    • Weiterentwicklung auf der Basis sich  möglicherweise ändernder Anforderungen (z.B. Gesetzesänderungen, Praxisänderung der Datenschutzbehörden)  
    • Zufügen weiterer Liefersysteme und Datenhaltungen-
  • Budgetierbarkeit: 
    Sie können die zukünftigen Kosten für Entwicklung und Betrieb des PID Cockpits transparent budgetieren,

Wer steht hinter dem PID Cockpit?

Das k2 PID Cockpit wird durch das krm sowie die karakun AG entwickelt und vertrieben.

Sowohl KRM als auch die Karakun AG können auf eine Vielzahl von Referenzen aus den Bereichen Information Governance, Datenschutz, Dokumentenanalyse und -Verwaltung sowie Informationsschliessung zurückgreifen.

Über Karakun AG

Die Karakun AG wurde 2018 gegründet und beschäftigt über 60 Mitarbeitende in der Schweiz, Deutschland und Indien. Kernkompetenz ist die agile Entwicklung von Individualsoftware für Unternehmen und Organisationen auf Basis der Java-Plattform und Web-Technologien. Dabei wird besonders viel Wert auf Anwendungen gelegt, die ihre Nutzer bestmöglich bei ihrer Arbeit unterstützen.

Das Unternehmen berät und schult Kunden bei der Technologie-Evaluation sowie bei der Verbesserung ihrer Software-Entwicklung. Zu den Softwareingenieuren, Consultants und Trainern der Karakun AG gehören Java Champions, JavaOne Rockstars, Buchautoren und Hochschuldozenten.

Karakun ist Mitglied in diversen Gremien und Verbänden, unter anderem Swiss Made Software, SwissICT, SwissNLP, ASAM und Eclipse openMDM.

Weitere Informationen unter www.karakun.com

Bitte kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Klärung Ihrer Bedürfnisse.