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22.3004 Motion «Digitale Buchführung erleichtern» -Eine populistische Mogelpackung

Die Fakten zum Download

Diese Motion schwächt die Informationssicherheit und damit den Digitalstandort Schweiz

B. Wildhaber

Motion und Begründung

22.3004 Motion «Digitale Buchführung erleichtern»

Eine Beurteilung aus Branchensicht

Ausgangslage

Am 02.03.2022 überwies der Nationalrat eine Motion. Sie trägt den Titel „Digitale Buchführung erleichtern“. Eingereicht wurde sie von der Kommission für Rechtsfragen unter dem Präsidium von Christa Markwalder. Sprecherin war Daniela Schneeberger. Hier der Link zum Original der Motion.
Link: https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=20223004

Die Motion hat den folgenden Wortlaut:


«Der Bundesrat wird beauftragt, die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und weitere dafür nötige Erlasse anzupassen, um die Digitalisierung der Buchführung zu erleichtern. Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann. Eine digitale Signatur von Belegen oder der Einsatz ähnlicher Verfahren sollen freiwillig sein.»

Die Motion ist wie folgt begründet

– Die GeBüV fordert in Art. 9 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit Abs. 2 komplizierte und nicht KMU taugliche Verfahren zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen: Belege sollen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Das geforderte Verfahren ist für die meisten KMU zu teuer, zu komplex und zu riskant. Die Umsetzung kostet mehrere zehntausend Franken. Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, einen solchen Prozess nach diesen Anforderungen zu betreiben.

– Die GeBüV setzt für eine praxistaugliche digitale Archivierung wesentlich höhere Anforderungen als das OR voraus. Das OR verlangt für eine digitale Archivierung von Buchungsbelegen keine digitale Signatur und es sind lediglich die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung einzuhalten. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur dort obligatorisch, wo die eigenhändige Unterschrift zur Einhaltung der Schriftform gleichgestellt wird (z.B. OR 14 IIbis).

– In der Praxis (https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-geschaeftsverkehr.html) hat die ESTV die Papierrechnung der gescannten Papierrechnung und der elektronischen Rechnung gleichgestellt. Die ESTV fordert keine digitale Signatur in ihren Kontrollen. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind. Andere Behörden auch auf kantonaler Ebene orientieren sich weiterhin an der GeBüV.

– Die Widersprüche zwischen der GeBüV und der Praxis einzelner Behörden schaffen Unsicherheit. Deshalb gehen die meisten KMU auf Anraten ihrer Treuhänder den pragmatischen Weg und führen ihre Buchhaltung weiterhin zu 100% in Papierform, weil dies gemäss GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. a bedenkenlos und ohne komplizierte Verfahren möglich ist.

– Eine digitale Buchhaltung würde den KMU ein erhebliches Potential eröffnen und damit den Standort Schweiz stärken:

O Würden Belege digital ausgetauscht, könnte in der Buchhaltung wesentlich mehr automatische werden. Dies reduziert die Administrationskosten erheblich und macht KMU wettbewerbsfähiger.

O Finanzielle Informationen können anhand digitaler Belege einfacher, schneller und präziser aufbereitet werden. Die so geschaffene finanzielle Transparenz erlaubt es, wichtige Entscheidungen über die Zukunft des KMU auf einer solideren Zahlenbasis zu fällen.

O Der Papierverbrauch wird reduziert und die Umwelt weniger belastet.

Der Bundesrat wird beauftragt, die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und weitere dafür nötige Erlasse anzupassen, um die Digitalisierung der Buchführung zu erleichtern. Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann. Eine digitale Signatur von Belegen oder der Einsatz ähnlicher Verfahren sollen freiwillig sein.

– Die GeBüV fordert in Art. 9 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit Abs. 2 komplizierte und nicht KMU taugliche Verfahren zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen: Belege sollen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Das geforderte Verfahren ist für die meisten KMU zu teuer, zu komplex und zu riskant. Die Umsetzung kostet mehrere zehntausend Franken. Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, einen solchen Prozess nach diesen Anforderungen zu betreiben.

– Die GeBüV setzt für eine praxistaugliche digitale Archivierung wesentlich höhere Anforderungen als das OR voraus. Das OR verlangt für eine digitale Archivierung von Buchungsbelegen keine digitale Signatur und es sind lediglich die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung einzuhalten. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur dort obligatorisch, wo die eigenhändige Unterschrift zur Einhaltung der Schriftform gleichgestellt wird (z.B. OR 14 IIbis).

– In der Praxis (https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-geschaeftsverkehr.html) hat die ESTV die Papierrechnung der gescannten Papierrechnung und der elektronischen Rechnung gleichgestellt. Die ESTV fordert keine digitale Signatur in ihren Kontrollen. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind. Andere Behörden auch auf kantonaler Ebene orientieren sich weiterhin an der GeBüV.

– Die Widersprüche zwischen der GeBüV und der Praxis einzelner Behörden schaffen Unsicherheit. Deshalb gehen die meisten KMU auf Anraten ihrer Treuhänder den pragmatischen Weg und führen ihre Buchhaltung weiterhin zu 100% in Papierform, weil dies gemäss GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. a bedenkenlos und ohne komplizierte Verfahren möglich ist.

– Eine digitale Buchhaltung würde den KMU ein erhebliches Potential eröffnen und damit den Standort Schweiz stärken:

O Würden Belege digital ausgetauscht, könnte in der Buchhaltung wesentlich mehr automatische werden. Dies reduziert die Administrationskosten erheblich und macht KMU wettbewerbsfähiger.

O Finanzielle Informationen können anhand digitaler Belege einfacher, schneller und präziser aufbereitet werden. Die so geschaffene finanzielle Transparenz erlaubt es, wichtige Entscheidungen über die Zukunft des KMU auf einer solideren Zahlenbasis zu fällen.

O Der Papierverbrauch wird reduziert und die Umwelt weniger belastet.

Dieser Motionstext strotzt vor inhaltlichen Fehlern und Falschinformationen. Sie ist schlicht überflüssig. Das hat der Bundesrat bereits treffend kommentiert.

Die Stellungnahme des Bundesrats:

Schweizer Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihre Buchführung (inkl. Belege) zu digitalisieren. Falls ein Unternehmen eine digitale Buchführung pflegt, so hat es Art. 957 – 958f des Obligationenrechts (OR; SR 220) und die Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002 (GeBüV; SR 221.431) zu beachten.

Die GeBüV ist technologieneutral formuliert. Das heisst, dass die offene Formulierung der Verordnungsbestimmungen technischen Neuerungen sowie Weiterentwicklungen gegenüber nicht verschlossen ist. Dies sieht man insbesondere an den in der Motionsbegründung erwähnten Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 1 und 2 GeBüV.

Art. 9 Abs. 1 Bst. a GeBüV lässt elektronische Informationsträger ohne zusätzliche Anforderungen zu, wenn sie unveränderbar sind, sprich eine Veränderung oder Löschung nicht vorgenommen werden kann, ohne dass der Vorgang auf dem Datenträger selbst erkennbar ist. Demgegenüber verlangt Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV für die Zulässigkeit von veränderbaren Informationsträgern unter anderem ein technisches Verfahren, welches die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet (Ziff. 1) und, dass der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (Ziff. 2).

Dabei nennt der Verordnungstext ausdrücklich als Beispiel digitale Signaturverfahren und Zeitstempel. Damit stellt der Verordnungstext klar, dass das Verwenden von digitalen Signaturverfahren nur eine Möglichkeit, aber keine zwingende Voraussetzung zur Erstellung von digitalen Buchführungsdaten ist.

Bundesrat

Es gibt in der GeBüV somit keine Pflicht zur Verwendung einer digitalen Signatur oder gar einer geregelten oder qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur vom 18. März 2016 (SR 943.03). Weiter besteht auch die Möglichkeit, Daten auf unveränderbaren Informationsträgern (Art. 9 Abs. 1 Bst. a GeBüV) zu archivieren. Als unveränderbar gelten beispielsweise Datenträger wie WORM-Medien (Write Once, Read Many) oder CD-Rom.

Die rechtlichen Grundlagen zu der in der Motion erwähnten und gelobten Praxis der ESTV finden sich in Art. 122 der Mehrwertsteuerverordnung vom 27. November 2009 (SR 641.201). Diese Bestimmung verweist für die Aufbewahrung papierloser Belege auf die Art. 957 – 958f OR und die GeBüV. Es ist aber gerade die GeBüV, die es generell zulässt, dass elektronische Buchführungsbelege nicht über eine digitale Signatur verfügen müssen, um von den Steuerbehörden als Grundlage für die Besteuerung einer Rechtseinheit akzeptiert zu werden.

Angesichts des klaren Wortlauts von Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV ist das Ziel der Motion bereits erfüllt und eine Anpassung der Rechtsgrundlagen erübrigt sich.

Bundesrat

Kommentar von Bruno Wildhaber

Ein typischer Köder – für die Ahnungslosen.

„KMU modernisieren – Buchhaltung digitalisieren!“, so lautete der ursprüngliche Petitionstitel. Wie nicht anders zu erwarten, sind alle Politiker auf diesen Etikettenschwindel hereingefallen, dies gilt leider auch für Fachverbände, die sich ganz offensichtlich nicht die Mühe nahmen, sich mit den Inhalten auseinander zu setzen.

An dieser Stelle gehe ich detailliert auf die Argumente in der Petition ein und stelle sie richtig:

1. Die GeBüV wurde durch die Expertengruppe (der Schreibende war Mitglied der Expertengruppe des Swico und des Bundes, welche die GeBüV verfasste) bewusst technologieneutral formuliert. Im Kern steht der Schutz der Buchhaltungsdaten und deren Integrität und damit deren Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Dieser ist unbestritten und wird durch die Gesetze, die Revisions- und Treuhandunternehmen sowie die Steuerbehörden explizit gefordert.

2. Digitale Signaturen (DS) sind nur eine Möglichkeit, die Integrität der Buchhaltungsdaten sicherzustellen. Die Daten können auch auf WORM (Write Once, Read Many) Medien geschrieben werden (ja, sogar noch auf CD ROM). Der Petitionär vermittelt den Eindruck, DS wären die einzige Lösung, was durch die Praxis x-fach widerlegt wurde.

3. Es gibt eine Vielzahl von Produkten,  welche die Sicherheitsanforderungen der GeBüV erfüllen. Wir haben einen Teil davon selbst geprüft und zertifiziert (https://informationgovernance.ch/zertifizierungen/). Die Lösungen sind also vorhanden und sind keineswegs schwierig umzusetzen. Zudem bieten moderne Clouddienste WORM-Funktionen (z.B. AWS Object Lock) an, welche in Standardprodukte eingebunden werden können. Es gibt auch von uns geprüfte CH-Cloud-Archivsysteme, welche die GeBüV-Anforderungen erfüllen. Sehr viele SW-Anbieter waren in der Lage, solche Lösungen zu bauen. Wieso der Initiant das nicht können sollte, ist uns ein Rätsel.

4. Die GeBüV ist die zentrale Grundlage für die ordungsgemässe Archivierung in der Schweiz, sie gilt für den internationalen Grosskonzern, die Verwaltung wie auch für die KMU. Im Vergleich zu allen anderen Ländern haben wir es geschafft, eine einheitliche Rechtsgrundlage und PRAXIS zu schaffen, welche sowohl für die Privatwirtschaft wie auch die Verwaltung gilt! Eine Sonderbehandlung für KMUs macht absolut keinen Sinn (zudem, wie definiert sich die KMU im Kontext der Datenhaltung?). Ausserdem sind Kleinunternehmen von der Buchführungspflicht (und damit auch der GeBüV) befreit.

5. Eine Aufhebung der Schutzmassnahmen, wie in der Petition gefordert, verringert die Sicherheit der Unternehmen wesentlich. Gerade der digitale Rechnungsbetrug ist ein sehr lukrativer Teil der Cyberkriminalität, welcher durch die Geschädigten aber kaum transparent  gemacht wird (aus Scham). Ein richtig aufgesetzter Integritätsschutz verhindert zudem erfolgreiche Ransomware Angriffe.

6. Die MWST-Steuerbehörde hat zwar die Forderung nach der Sicherung der Transaktionen (was mit der Archivierung der Daten im Übrigen nichts zu tun hat,) durch DS fallen gelassen, verweist aber explizit auf die Anforderungen der GeBüV, die durch den Steuerpflichtigen erfüllt werden müssen. Hier hat der Petitionär den Kontext schlicht nicht verstanden.

Fazit:

  1. Die inhaltlichen Anforderungen der GeBüV sind schon seit Jahren in der Praxis umgesetzt.
  2. Die dazu notwendigen Verfahren sind längst etabliert und verfügbar.
  3. Man kann die Digitalisierung durchaus vereinfachen, wenn man auf Sicherheitsmassnahmen wie den Integritätsschutz verzichtet. Das Resultat kennen wir aus den tagtäglichen Berichten über erfolgreiche Cyberangriffe. 

Alle Grundlagen und Anforderungen sowie Praxis zu den erwähnten Fragen finden Sie auf dieser Website oder in unseren Publikationen.

Bruno Wildhaber

Die Fakten zum Download

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