Daten und Records Management as a Service
Viele Organisationen verfügen nicht über die notwendigen Fachressourcen, um das Thema Daten- und Recordsmanagement ausreichend zu behandeln. Obwohl die Probleme oftmals bekannt sind (ungenügende Datenqualität, Redundanzen, unklare Rechtskonformität), ist die Zuständigkeit für diese Themen unklar. Es handelt sich weder um klassische IT-Themen, noch um eigentliche Fachthemen. Information Governance ist eine Führungsdisziplin, die leider meist keinen „Kümmerer“ hat. Dies führt dazu, dass übergeordnete Themen in den Abteilungen abgehandelt werden, obwohl sie organisationsweit bearbeitet werden müssten. Hinzu kommt, dass das Fachwissen oftmals fehlt.
EXPERTISE
Wieso nicht einen Service einkaufen?
Das KRM kennt die erwähnten Themen seit Jahren und hat Erfahrung aus Projekten mit Organisationen aus allen Branchen und unterschiedlicher Grösse. Um die interne Kompetenz aufzubauen, bietet das KRM Serviceleistungen an, welche den Kunden befähigen, die notwendigen Aufgaben kompetent zu erledigen. Die Nutzen eines Services durch das KRM sind die folgenden:
Unmittelbarer Zugriff auf den grossen KRM Erfahrungsschatz
Know-how Transfer in die eigene Organisation
Aufbau der nötigen Kompetenzen in der Organisation
Kompetente Ansprechpartner von der technischen Ebene bis zum Verwaltungsrat (Board)
Sofortige Verfügbarkeit des Know-hows
Hohe Methodenkompetenz und standardisierte Verfahren (MATRIO Methode®)
Kostengünstig, da keine eigenen Personalressourcen aufgebaut werden müssen
Abdeckung aller Themenbereiche von der Technik bis in die strategische Information Governance
Produkte Know-how (ECM/DMS, Cloud, Signaturen, Workflows, Compliance Tech)
INHALT
Inhalt der Services
Wir bauen die Services nach Ihren Wünschen, bieten im Grundausbau aber die folgenden Pakete an:
Dokumenten- und Informationsmanagement
Der RM Service für die „Dokumenten- und Informationsmanagement“ erbringt die folgenden Leistungen*.
- Information Lifecycle Management für Informationsobjekte. In Abstimmung mit einem Aktenplan/Ordnungssystem werden für Records und Informationsobjekte die Lifecycles konzipiert und umgesetzt.
- Digital Asset Management
- Business Analyse für das Dokumentenmanagement inkl. Requirements Engineering Aufgaben (Erfassung und Dokumentation von Anforderungen mit gängigen Methoden wie z.B. Use Cases)
- Erarbeiten von Migrationskonzepten
- Allgemeine Beratungen für Information Governance.
Records Management inkl. elektronische Archivierung
Der RM Service für „Records Management inkl. elektronische Archivierung“ erbringt die folgenden Leistungen*.
- Beratungsleistungen für Records Management Systeme und Architekturen im OAIS Standard
- Prozessmodellierung und Prozessdokumentation mittels gängigen Methoden (UML oder BPMN)
- Bereitstellen von technischem Know-how für Records Management- und Archivsysteme inkl. digitale Langzeitarchivsysteme nach OAIS
- Bereitstellen von organisatorischem Know-how für Records Management (Rollen & Verantwortlichkeiten)
- Erarbeitung von Richtlinien und Arbeitsanleitungen (Policies) inkl. Einführung
- Erarbeitung von Arbeitsinstrumenten für das Lifecycle Management (Ordnungssysteme, Taxonomien, Klassifikationen, Retention Schedules, Ablagepläne (file plans), Registraturen
- Produktevaluation und Ausschreibungen
- Betriebskonzepte (mit Service-/Betriebspartnern)
- Rechtliche Abklärungen und Compliance Beratung
- Training und Awareness
Customer Enabling
Dieser Service beinhaltet die Aktivitäten, welche für die Transformation und den Knowledge Transfer notwendig sind. Es soll es dem Kunden ermöglichen, das gemeinsam erworbene Wissen, die Prozesse und die erarbeiteten Vorgaben in die interne Organisation zu integrieren*.
*Die Leistungsbeschreibung und detaillierte Definition des Inhalts findet während der Inbetriebnahme des Service statt.
UMSETZUNG
Aufbau und Betrieb der Services
Der Service Setup und Betrieb der Services wird nach folgendem Modell durchgeführt:
Serviceinbetriebnahme
Serviceerbringung inkl. Service Desk
Design und Kontrolle der Dienstleistungen
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Dr. Philipp Dannacher, Jurist
Swissmedic
«Personendaten zu beherrschen, ist für den Datenschutzpraktiker ein Muss. Das krm vermittelt nicht nur die Theorie, sondern zeigt auch eindrücklich, mit welchen modernsten Werkzeugen man Personendaten auffinden und löschen kann.»
Lukas Kreienbühl
CFO, Grand Resort Bad Ragaz
«Das krm hat uns praxisnah und umsetzungsorientiert beim Aufbau unseres Datenschutz-Managements unterstützt. Das Team des krm weiss, wo man die Hebel ansetzen muss, damit die Compliance gewahrt und gleichzeitig die Organisation nicht überfordert wird.»
Jürg Grossen
Präsident GLP Schweiz und Nationalrat
"Das krm beschäftigt sich seit Jahren mit dem Management und der Bereinigung von Datenbeständen und ist ein wertvoller Partner, wenn es um die praktische Datenlöschung geht."
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