Was ist eine E-Rechnung im Format „ZUGFERD“?

E-Rechnungen im Format „ZUGFERD“ sind digitale Dokumente (im PDF-A Format) mit eingebetteten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form (XML). Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, welches die Spezifikation erarbeitet hat.

• In Deutschland gibt es aktuell zwei Möglichkeiten eine rechtsgültige Rechnung im PDF Format zu erstellen: (a) die PDF-Rechnung ist mit einer digitalen Signatur versehen oder (b) die PDF-Rechnung enthält keine digitale Signatur, aber der Empfänger stellt durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen sicher. Beim Empfänger muss somit ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung existieren. Das Format „ZUGFERD“ unterstützt den Empfänger die Rechnungsprüfung zu automatisieren, da die Daten in strukturierter Form vorliegen und sich in die Systeme zur Rechnungsverarbeitung importieren lassen. Der technische Standard ZUGFeRD erleichtert die Prüfung der Rechnung im Unternehmen und DMS und ERP Anbieter stellen entsprechende Schnittstellen bereit. Mit der Vereinfachung des MWST Gesetzes in Deutschland können somit auch digitale Rechnungen ohne digitale Signatur verarbeitet werden (unter der Bedingung, dass eine Prüfung der Rechnung im Unternehmen erfolgt und ein internes Kontrollsystem besteht).
• In der Schweiz empfiehlt das MWST Gesetz eine digitale Signatur bei einer elektronischen Rechnung. Aber auch in der Schweiz kann das Format „ZUGFERD“ genutzt werden um die Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Insbesondere für KMUs kann dies von Interesse sein um die Prozesse zu optimieren und eine Alternative bzw. Ergänzung von der Nutzung von Diensten von E-Billing/E-Invoicing Anbietern sein. Im Bereich des Versandes von E-Rechnungen an Endkunden konnten sich in den letzten 10 Jahren in der Schweiz spezialisierte Dienstleister am Markt etabliert. Mit dem Einsatz von ZUGFERD eröffnet sich die Möglichkeiten auch direkt aus einem Faktuierungsprogramm eine strukturierte Rechnung zu erstellen.