Microsoft M365 – was Sie über die neuen Funktionen für Information Governance und Recordsmanagement wissen müssen (Teil 1)

Um Organisation bei der Umsetzung der Compliance bei der Datenhaltung zu unterstützen hat Microsoft neue Funktionen im Rahmen seiner M365 Clouddienste vorgestellt. Wir werden in einer Reihe von Blog-Artikeln die wichtigsten Fragen rund um M365 Compliance klären.

Was ist neu an der Microsoft M365 Cloud im Kontext Compliance und Information Governance ?

Microsoft will seine Kunden mit den neuen Funktionen im sogenannten „Compliance Center' beim rechtskonformen Datenmanagement in der Cloud unterstützen. Das M365 Compliance Center stellt Funktionen für folgende Bereiche bereit:

• Information Governance
• Recordsmanagement
• Datenschutz und Datenklassifizierung.
• Weitere Funktionen zu Compliance und Sicherheit (auf die wir im nächsten Blogbeitrag eingehen).

Welche Datenbestände können mit dem M365 Compliance Funktionen verwaltet und kontrolliert werden?

Daten in Microsoft Applikationen und in externen Systemen (welche Schnittstellen zu M365 haben) können kontrolliert werden:

• Outlook
• OneDrive
• Sharepoint
• Teams
• Weitere Microsoft Applikationen
• Externe Systeme über Connectoren

Welche Unternehmen können die neuen Funktionen für Information Governance, Data Governance, Records Management in M365 nutzen?

Die neuen Funktionen können von Unternehmen genutzt werden, welche die Lizenz M365 E5 erworben haben.

Welche Use Cases ermöglichen die M365 Information Governance und Records Management Funktionen?

Die neuen Funktionen ermöglichen die Definition von Aufbewahrungsfristen, die Datenklassifizierung und die Überwachung (z.B. die Suche nach personenbezogenen Daten) in den verschiedenen M365 Anwendungen wie Outlook, OneDrive. Sharepoint, Teams etc.. Diese Massnahmen sind insbesondere für Unternehmen in regulierten Branchen mit personenbezogenen Daten (Banken, Gesundheitswesen) und mit vertraulichen Geschäftsinformationen (Pharma, F&E bei Industrieunternehmen) sinnvoll.

Wo sind in der M365 Cloud die Funktionen Information Governance und Records Management zu finden?

Die Funktionen werden über das sogenannte „Compliance Center' konfiguriert. Das Compliance Center umfasst Funktionen zur Compliance Bewertung, Datenklassifizierung und stellt zudem einen Lösungskatalog bereit. Im Bereich „Information Protection und Governance' können Records Management und Information Governance Funktionen zum Einsatz kommen.

Das krm führt am 1.10.2020 das erste Seminar zu Information Governance und Records Management in der Microsoft Cloud durch. Nutzen Sie die Gelegenheit um einen kompakten Einstieg in das Thema zu finden. Für Anwenderunternehmen führen wir Inhouse-Workshops durch, um das Nutzenpotential der Microsoft Compliance Funktionen mit Ihnen zu arbeiten und ein Vorgehen für die Umsetzung zu erarbeiten. Kontaktieren Sie uns unter und wir senden detaillierte Information zum Workshopkonzept zu.

Im Teil 2 der Blog-Serie gehen wir auf weitere Funktionen von M365 Compliance ein.

Gerne senden wir Ihnen die komplette krm-Infographik zu M365 IG und RM zu.