FAQ E-Mail Aufbewahrung und Archivierung

(1) Sind E-Mails rechtsgültig?

Da die Begründung von Rechten und Pflichten nach schweizerischem Recht (mit gewissen, für das übliche Tagesgeschäft des Verkehrs mit Gütern oder Dienstleistungen wenig relevanten Ausnahmen) an keine bestimmte Form, insbesondere nicht an die Schriftform gebunden ist (Art. 11 Abs. 1 OR), können mit E-Mails ohne weiteres rechtsverbindliche Erklärungen abgegeben werden. Dasselbe gilt analog seit langem für das telefonische Bestellwesen.

(2) Gehören E-Mails zur Geschäftskorrespondenz?

E-Mails gehören dann zur Geschäftskorrespondenz, wenn sie untenstehende Kriterien erfüllt.

• Buchungsbelege sind die Urkunden, die dazu geeignet sind, diejenigen Sachverhalte nachzuweisen, welche in den Büchern als Geschäftsvorfälle ihren Niederschlag finden. Für den Begriff der Urkunde wird dabei auf die strafrechtliche Definition in Art. 110 Ziff. 5 StGB zurückgegriffen
  

  «Urkunden sind Schriften, die bestimmt und geeignet sind, oder Zeichen, die bestimmt sind, eine Tatsache von rechtlicher Bedeutung zu beweisen. Die Aufzeichnung auf Bild- oder Datenträgern steht der Schriftform gleich, sofern sie demselben Zweck dient.»

• Geschäftskorrespondenz ist diejenige ein- oder ausgehende oder auch intern ausgetauschte Korrespondenz, welche das Unternehmen verpflichtet oder ihm ein Recht einräumt und deren Inhalt sich dadurch in irgendeiner Form bilanzmässig niederschlägt. Geschäftskorrespondenz enthält Wesentliches bezüglich des rechtsgeschäftlichen Handelns des Unternehmens und bezüglich der rechtlichen Stellung des Unternehmens an sich. Es handelt sich dabei um jede Mitteilung in Textform, unabhängig vom Medium (Papier, elektronisch oder ähnlich), auf welchem sie erfasst wurde.

(3) Müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Nach GeBüV müssen E-Mails aufbewahrt werden, wenn sie als Beleg gelten. Im Fall, dass ein Buchungsbeleg vorhanden ist besteht aus Sicht GeBüV keine gesetzliche Pflicht die E-Mail als Geschäftskorrespondenz aufzubewahren. Das Unternehmen muss aber sorgfältig abwägen, ob die E-Mails aus anderen Gründen (Beweismittelsicherung, Risikomanagement etc.) aufbewahrt werden sollen.

(4) Falls eine Aufbewahrungspflicht besteht, in welcher Form und wie lange?

Die Archivierung aufbewahrungspflichtiger E-Mails muss die Anforderungen gemäss GeBüV (insbesondere Ordnungsmässigkeit und Sicherheit) erfüllen.

(5) Sollen E-Mails zur Aufbewahrung ausgedruckt werden?

Nein, weil die Beweisqualität durch den Medienbruch grundsätzlich abnimmt, indem Transferdaten und eventuelle elektronische Signaturen beim Ausdruck verloren gehen (vgl. Art. 10 Abs. 1 ElDI-V).

(6) Kann man ich die Konformität meiner E-Mail Verarbeitung überprüfen lassen?

Ja, das KRM bietet Ihnen ein passendes Prüf- und Zertifzierungsangebot

Stand: 1. März 2015

Quelle: Aktualisierte FAQ aus dem Leitfaden Records Management (KRM). ISBN 978–3–033–01801–3,